Documentos de apoio
Modelo de Relatório de Visita e Feedback de Pilotos: Formulário simples para coletar percepções de empresas participantes de produtos piloto, facilitando ajustes rápidos.
Começando do zero
Designe 1 pessoa com foco inicial em relacionamento comercial.
Como executar:
- Identifique entre os colaboradores atuais da entidade alguém com perfil para atuar comercialmente: comunicação clara, interesse em pessoas, organização e disponibilidade para se dedicar parcial ou integralmente à função.
- Apresente formalmente à diretoria a proposta de designar essa pessoa, deixando claro o tempo dedicado (mínimo de 20 horas semanais para começar), as responsabilidades (atender contatos, fazer prospecção, acompanhar negociações) e os indicadores que serão usados para medir o trabalho.
- Defina um plano de transição da pessoa, redistribuindo as atividades anteriores para outros colaboradores ou priorizando o que será absorvido junto com a nova função.
- Comunique internamente a nova função, garantindo que todos saibam quem é o responsável pelo relacionamento comercial e como acioná-lo.
Defina metas simples de prospecção e conversão para as primeiras 4 semanas.
Como executar:
- Estabeleça metas iniciais simples e alcançáveis: número mínimo de contatos abordados por semana (entre 30 e 50, conforme a realidade da entidade), número de conversas qualificadas geradas (entre 5 e 10) e número de associações ou contratações fechadas (entre 1 e 3).
- Documente as metas em uma página única, junto com os indicadores que serão acompanhados e a forma como cada um será medido.
- Compartilhe as metas com a pessoa designada e com a coordenação da entidade, garantindo alinhamento de expectativas.
- Estabeleça reunião semanal curta (30 minutos) durante as 4 semanas iniciais para acompanhar avanço, identificar dificuldades e fazer ajustes rápidos.
Acompanhe semanalmente e implante CRM com modelo pronto.
Como executar:
- “CRM” é a sigla em inglês para sistema de gestão de relacionamento — ferramenta digital que organiza todos os contatos, interações e oportunidades comerciais em um único lugar.
- Escolha um sistema gratuito ou de baixo custo para começar. Opções comuns: Kommo (versão gratuita disponível), Pipedrive (com período de teste) ou Pipefy (gratuito para uso simples). Procure por modelos prontos disponíveis para entidades como sindicatos.
- Configure o sistema com as etapas básicas de uma negociação: contato inicial, conversa qualificada, proposta enviada, negociação, fechamento. Cadastre todos os contatos atuais e classifique cada um na etapa correspondente.
- Estabeleça uso obrigatório do sistema pela pessoa designada e revise o conteúdo do sistema na reunião semanal. O sistema só funciona se for atualizado constantemente.
Nível básico
Designe 1 pessoa com meta de dedicação mínima semanal e objetivos mensuráveis.
Como executar:
- Defina formalmente a dedicação semanal mínima da pessoa designada para a função comercial: ao menos 20 horas semanais. Documente por escrito para evitar que outras demandas tomem o tempo dessa atividade.
- Estabeleça objetivos mensuráveis com horizonte mensal e trimestral: número de contatos abordados, número de propostas enviadas, número de associações fechadas, valor total contratado.
- Crie um modelo de relatório semanal simples que a pessoa preencherá ao final de cada semana, mostrando o avanço em direção aos objetivos.
- Estabeleça reunião quinzenal de acompanhamento entre a pessoa designada e a coordenação da entidade, com pauta fixa de revisão dos números e definição de próximos passos.
Treine com trilha curta de abordagem comercial (script, objeções, follow-up)
Como executar:
- Monte uma trilha de capacitação inicial com 4 módulos curtos: como abordar um empresário pela primeira vez (introdução, apresentação da entidade, qualificação rápida do interesse), como conduzir uma conversa estruturada (script básico de vendas), como responder objeções comuns (preço, tempo, dúvidas sobre os benefícios) e como fazer acompanhamento (em inglês, “follow-up”, ou seja, retornar ao contato em momentos certos).
- Cada módulo deve durar entre 1 e 2 horas, combinando teoria curta e prática com simulações de atendimento.
- Aplique a trilha em até 4 semanas, com 1 módulo por semana. Use materiais simples como apresentação em slides e modelos de mensagens.
- Após a trilha, mantenha rotina de reciclagem: revise um dos módulos a cada mês com a equipe e atualize com aprendizados acumulados.
Acompanhe as primeiras 4 semanas com reuniões semanais assistidas para correção de rota.
Como executar:
- Estabeleça reuniões semanais de 1 hora durante as 4 primeiras semanas após a designação ou capacitação da pessoa. Essas reuniões devem ser “assistidas”, ou seja, com participação ativa da coordenação da entidade ou de um consultor externo.
- Estruture cada reunião em três blocos: revisão dos números da semana (15 minutos), análise de casos específicos (atendimentos que deram certo e que deram errado, com discussão estruturada — 30 minutos) e definição de próximos passos (15 minutos).
- Use as reuniões para fazer “correção de rota” — pequenos ajustes contínuos no método de trabalho com base no que está funcionando ou não.
- Ao final das 4 semanas, faça uma reunião mais longa de balanço (2 horas) e estabeleça a frequência futura das reuniões (geralmente quinzenal).
Nível intermediário
Revise escopos e fluxos de atividades por jornada de venda.
Como executar:
- Mapeie a jornada de venda completa em todas as suas etapas: do primeiro contato com o potencial associado até a contratação efetiva e o pós-venda inicial. Documente cada etapa em um diagrama visual.
- Para cada etapa, defina claramente: o escopo (o que precisa ser feito), os responsáveis (quem faz), os prazos esperados (quanto tempo cada etapa deve durar) e os indicadores que mostram se a etapa está bem executada.
- Identifique sobreposições e lacunas: atividades que estão sendo feitas em duplicidade por pessoas diferentes e atividades que ninguém está executando claramente.
- Reorganize a distribuição de responsabilidades com base no diagnóstico, garantindo que cada etapa tenha um responsável único e que ninguém esteja sobrecarregado ou subaproveitado.
Mapeie gargalos de produtividade com dados de CRM e entrevistas internas.
Como executar:
- Analise os dados do sistema de gestão de relacionamento (em inglês, “CRM”) para identificar onde as negociações ficam paradas por mais tempo. Calcule o tempo médio em cada etapa do funil e procure por etapas com tempo médio significativamente maior do que as outras.
- Realize entrevistas individuais de 30 minutos com cada integrante da equipe comercial perguntando: onde você sente que perde mais tempo, o que mais te atrapalha no dia a dia, o que você gostaria de fazer e não consegue.
- Cruze os dados quantitativos do sistema com os relatos qualitativos das entrevistas para identificar os 3 principais gargalos de produtividade.
- Documente os gargalos com diagnóstico claro de causa e impacto, e use essa documentação como base para a próxima etapa de redistribuição ou contratação.
Redistribua tarefas ou contratar apoio parcial para pré-vendas via outsourcing, se necessário.
Como executar:
- Com base nos gargalos identificados, decida entre duas linhas de ação. Linha A: redistribuir tarefas internas — algumas atividades que consomem tempo da equipe comercial podem ser absorvidas por outros setores ou automatizadas. Linha B: contratar apoio externo — geralmente em formato parcial.
- Para a linha B, considere a contratação de profissional de pré-vendas. Pré-vendas é a função que recebe os contatos iniciais, qualifica o interesse e prepara o terreno antes de passar para o vendedor — em inglês, esse profissional é chamado de “SDR”, sigla para “Sales Development Representative”.
- A contratação parcial pode ser por meio de prestador autônomo, agência especializada ou contrato por hora. Avalie o custo em comparação com o ganho de produtividade da equipe principal.
- Implemente a decisão e acompanhe o impacto nos indicadores de produtividade nos 60 a 90 dias seguintes.
Nível avançado
Revise a estrutura de time e papéis, separando hunting, farming e pré-vendas.
Como executar:
- Estruture o time comercial em três funções complementares: prospecção ativa (em inglês, “hunting”, ou seja, busca ativa de novos contatos e abertura de novos relacionamentos), fidelização e expansão (em inglês, “farming”, ou seja, atendimento e desenvolvimento da carteira de associados existentes) e pré-vendas (qualificação inicial dos interessados, antes de chegar à equipe que fecha).
- Avalie qual o tamanho mínimo de time necessário para essa estrutura. Mesmo entidades pequenas podem operar com 3 pessoas, uma para cada função, ou com 2 pessoas dividindo as funções.
- Defina perfis específicos para cada função: prospecção ativa exige perfil mais combativo e resiliente; fidelização exige perfil mais relacional e consultivo; pré-vendas exige perfil organizado e analítico.
- Implante a nova estrutura em fases (pode levar de 3 a 6 meses) e acompanhe os indicadores de cada função separadamente.
Crie trilhas de desenvolvimento contínuo com certificação interna.
Como executar:
- Estruture uma trilha de desenvolvimento contínuo para cada função comercial, com módulos de iniciante, intermediário e avançado. Cada nível deve ter conteúdos específicos, prazos esperados de conclusão e avaliação ao final.
- Crie um sistema interno de certificação: ao concluir cada nível, o colaborador recebe um certificado interno que reconhece sua evolução. A certificação pode ser usada como critério de promoção ou aumento de remuneração variável.
- Combine formatos de aprendizagem: aulas teóricas curtas (30 minutos), simulações práticas (com gravação e análise), estudo de casos reais da entidade e mentorias com profissionais mais experientes.
- Mantenha a trilha em evolução constante: a cada 6 meses, revise o conteúdo com base nos aprendizados acumulados e nos novos desafios da operação.
Opere com OKRs e acompanhamento quinzenal de pipeline, com dados centralizados no CRM.
Como executar:
- “OKR” é a sigla em inglês para “Objectives and Key Results”, ou seja, objetivos e resultados-chave. É um modelo de gestão por metas em que cada objetivo qualitativo (o que queremos alcançar) é acompanhado por 3 a 5 resultados-chave numéricos.
- Defina trimestralmente os objetivos da área comercial e os resultados-chave esperados. Desdobre cada resultado-chave em metas individuais para cada integrante do time.
- Estabeleça reuniões quinzenais de acompanhamento do funil de vendas (em inglês, “pipeline review”). Nessas reuniões, a equipe revisa cada negociação aberta no sistema de gestão de relacionamento, discute os próximos passos e identifica pontos de bloqueio.
- Centralize todos os dados no sistema de gestão de relacionamento — sem planilhas paralelas, sem informações em e-mails ou anotações pessoais. Quem não atualiza o sistema fica sem visibilidade e perde apoio do time.